Wie aus einer zufälligen Idee eine wegweisende Lösung entstand
Die Geschichte von charon beginnt nicht in einem Konferenzraum, sondern mit einer zufälligen Begegnung: Während der Promotion am Karlsruher Institut für Technologie (KIT) kam es zu einem beiläufigen Kontakt mit dem Städtischen Klinikum Karlsruhe. In Gesprächen mit Mitarbeitenden aus der Pathologie wurde schnell deutlich, wie herausfordernd bestimmte alltägliche Prozesse im Klinikbetrieb sind – insbesondere rund um die Abholung Verstorbener.
Ein sensibler Bereich, der trotz hoher Verantwortung häufig von Medienbrüchen, Intransparenz und organisatorischen Risiken geprägt war. Verwechslungen, unklare Zuständigkeiten und fehlende Nachvollziehbarkeit machten deutlich: Hier braucht es eine neue, digitale Lösung.
Aus dieser Erkenntnis entstand 2020 die Gründung der Firma asmedos – und die Vision, das Prinzip einer sicheren, transparenten „Packstation“ auf die Verstorbenenlogistik zu übertragen. Das Ergebnis: die Software charon.
Vom Pilotprojekt zum Leuchtturm: charon am UKSH
Der erste Kunde, das Klinikum Karlsruhe, markierte den Startpunkt. Schon bald folgten weitere Krankenhäuser – auch über Landesgrenzen hinweg. Ein besonderer Meilenstein war dabei die Zusammenarbeit mit dem Universitätsklinikum Schleswig-Holstein (UKSH). Im Sommer 2023 begann offiziell die Kooperation mit dem UKSH. Ziel war es, zunächst am Campus Lübeck eine ganzheitliche digitale Lösung einzuführen: Die Digitalisierung der Todesbescheinigung sowie die Etablierung strukturierter, sicherer und nachvollziehbarer Prozesse – sowohl für die Einlagerung der Verstorbenen von der Station bis in die Kühlung als auch für die Abholung durch Bestattungsinstitute, die nun rund um die Uhr – also auch außerhalb regulärer Servicezeiten – möglich ist.
Die Einführung von charon am UKSH war alles andere als trivial, denn nahezu jede Abteilung war in den Prozess eingebunden – vom ärztlichen Dienst über Pflege und Verwaltung bis hin zur Diagnostik, der IT sowie dem Patiententransport durch die Service Stern Nord. Die Fa. asmedos begleitete das Projekt intensiv vor Ort: mit Schulungen für unterschiedliche Berufsgruppen, klaren Ansprechpartner:innen und kontinuierlicher technischer Unterstützung. In enger Zusammenarbeit mit der ITSG des UKSH und dem Diagnostikzentrum konnten selbst kleinere technische Herausforderungen – etwa ein kurzfristig überlasteter WLAN-Router – pragmatisch und schnell gelöst werden.
Ein eindrucksvoller Beleg für den Erfolg: Bereits in der ersten Nacht nach der Einführung wurde nur noch eine einzige Todesbescheinigung per Durchschlag erstellt – danach lief der Prozess vollständig digital.
Mehrwert für das UKSH – spürbar im Klinikalltag
Der Nutzen von charon zeigte sich unmittelbar:
Erhöhte Sicherheit durch eindeutige Identifikation und lückenlose Dokumentation
Volle Transparenz über alle Prozessschritte
Entlastung der Mitarbeitenden durch klare, digitale Abläufe
Reduktion von Fehlerquellen
Zeitgewinn für ärztlichen Dienst, Pflege und Verwaltung
Anfängliche Skepsis wich schnell einer hohen Akzeptanz – insbesondere durch den ärztlichen Dienst, der die Umstellung sehr zügig vollzog und damit auch nachgelagerten Abteilungen die Arbeit erheblich erleichterte.
Die klare Botschaft aus dem Klinikbetrieb: charon schafft echte Erleichterung – nicht nur für die Verwaltung, sondern für den gesamten Klinikalltag.
Fazit
Ein zentrales Learning aus dem Projekt ist: Digitalisierung heißt nicht, analoge Prozesse eins zu eins zu übertragen – sondern sie neu zu denken. Aus einer zufälligen Idee entstand ein digitales Leuchtturmprojekt, das aus einem alltäglichen Problem herausgewachsen ist und heute ein funktionierendes Unternehmen ermöglicht. Mit charon schafft die Firma asmedos gemeinsam mit dem UKSH ein Stück digitale Zukunft – genau dort, wo es besonders auf Taktgefühl, Transparenz und Verantwortung ankommt.
Stimmen aus dem Projekt
Auch Romina Seidel, Projektleitung seitens der ITSG zieht ein durchweg positives Fazit:
„Die Zusammenarbeit mit dem Team von asmedos war durchweg konstruktiv, partnerschaftlich und von großem gegenseitigem Respekt geprägt. Es war beeindruckend zu erleben, mit wie viel Fachlichkeit, Offenheit und Praxisnähe die Einführung begleitet wurde – ein echtes Gemeinschaftsprojekt, das Maßstäbe setzt.“