Weniger Dokumentationsaufwand bedeutet mehr Zeit für Patientinnen und Patienten. Genau dort setzt ein aktuelles Projekt der UKSH Gesellschaft für IT Services (UKSH ITSG) an. Mit der Einführung einer modernen, KI-gestützten Spracherkennung wurde die medizinische Dokumentation am Universitätsklinikum Schleswig-Holstein grundlegend vereinfacht und gleichzeitig beschleunigt. Das Projekt zeigt beispielhaft, wie die UKSH ITSG digitale Innovationen erfolgreich in den Klinikalltag integriert und so echten Mehrwert für Mitarbeitende und Patientenversorgung schafft.
Von aufwändigen Insellösungen zur zukunftsfähigen Plattform
Umfassende Dokumentation ist im Klinikalltag enorm wichtig, kostet jedoch wertvolle Zeit. Bislang bedeutete dies in der Regel: Diktieren, Transkribieren, Korrigieren – ein aufwändiger, mehrstufiger Prozess, der Abläufe verzögerte. Noch dazu waren die eingesetzten Systeme technologisch an ihre Grenzen gekommen und entsprachen nicht mehr den heutigen IT-Standards. Eine zukunftsfähige Alternative musste her.
Mit Dragon Medical One (DMO) setzen wir auf eine durch Cloud-Technologie sehr leistungsfähige und skalierbare Lösung. Die Anwendung erfüllt dabei hohe Anforderungen an Datenschutz und Informationssicherheit und lässt sich in unterschiedlichen Kontexten nutzen. Zum Beispiel lassen sich die diktierten Texte unkompliziert in Eingabefelder des Krankenhausinformationssystems ORBIS übernehmen.
Dieser Weg ist durch konsequente Standardisierung besonders vorteilhaft: Gemeinsam wurden bestehende Diktatlösungen analysiert und letztlich zahlreiche Insellösungen bzw. Sonderanwendungen konsolidiert und durch die neue, zentrale Anwendung DMO abgelöst. Damit wurde eine einheitliche, campusweite Lösung etabliert. Gleichzeitig haben wir Arbeitsabläufe vereinheitlicht: Durch weniger Fragmentierung und mehr Standardisierung über Standorte und Fachbereiche hinweg ermöglichen wir nun einen zukunftsfähigen und stabilen Service.
Wesentliche Vorteile für medizinisches Personal und Verwaltung:
• Direkte Dokumentation per Spracheingabe – schnell, präzise und ohne Umwege
• Hohe Erkennungsgenauigkeit medizinischer Fachbegriffe
• Befunde und andere Dokumente können mit weniger Aufwand erstellt werden
• Nutzung an jedem Arbeitsplatz möglich
• Ablösung der bisherigen aufwändigen Diktat-Infrastruktur durch einen durchgängigen, digitalen Workflow
Interdisziplinäre Zusammenarbeit als Erfolgsfaktor
Das Projekt wurde von der UKSH ITSG unter der Leitung von Romina Seidel und Dr. Tim Becker gesteuert. Beteiligt waren zahlreiche Bereiche – von IT über Kliniken und den Schreibdienst bis hin zum Change-Management und den iT-Docs. Die iT-Docs bringen dabei Anforderungen der klinischen Praxis in IT-Projekte ein, testen und optimieren digitale Lösungen und unterstützen die erfolgreiche Einführung im Klinikalltag. Der Projekterfolg war nur durch eine frühzeitige Einbindung aller Nutzergruppen und durch eine kooperative, gemeinsame Herangehensweise möglich.
Insgesamt war die Einführung kein rein technisches Projekt. Sie veränderte etablierte Arbeitsabläufe und erforderte das Engagement vieler Beteiligten. Die damit verbundenen Unsicherheiten wurden vom Projektteam durch konsequente, transparente Projektkommunikation, gezieltes Change-Management und durch die enge Einbindung der Nutzerinnen und Nutzer aktiv begleitet.
Spürbare Entlastung und breite Akzeptanz im Arbeitsalltag
Nach dem Rollout wurde das Tool innerhalb einer Woche bereits 500 Mal installiert und schon nach wenigen Monaten verzeichneten wir über 1.300 aktive Anwenderinnen und Anwender bei über 1.600 Installationen im gesamten Klinikum. Die hohe Akzeptanz und Zufriedenheit zeigen sich unter anderem darin, dass die Software mittlerweile auch bei der Erstellung von E-Mails, Gutachten sowie in weiteren medizinischen und administrativen Fachanwendungen genutzt wird.
Die jetzt eingeführte Lösung bietet neben dem praktischen Nutzen gleichzeitig Potenzial für weitere Anwendungsfälle. Perspektivisch sind zusätzliche Einsatzmöglichkeiten denkbar, z.B. erweiterte Sprachsteuerung in sterilen Bereichen oder der Einsatz von so genanntem „Ambient Listening“, bei dem Informationen aus Gesprächen KI-basiert direkt weiterverarbeitet werden.
Aus Sicht der IT schafft die Standardlösung deutliche Vorteile. Die zentrale Integration reduziert die Komplexität im Vergleich zu den bisherigen Lösungen. Updates erfolgen im Grunde automatisch und ohne Zusatzaufwand und der Cloudbetrieb entlastet unsere interne Infrastruktur. Insgesamt reduziert die Lösung den Betriebsaufwand, erhöht die Effizienz und schafft so die Voraussetzung für neue Digitalisierungsprojekte.
Mit der erfolgreichen Einführung der neuen Spracherkennung unterstreicht die UKSH ITSG ihre Rolle als Digitalisierungspartner. „Sprechen statt Tippen“ markiert einen wichtigen Schritt in der digitalen Transformation des UKSH. Durch Standardisierung, praxisnahe Integration und enge Zusammenarbeit entstehen Lösungen, die mehr Zeit für das Wesentliche schaffen: die Versorgung von Patientinnen und Patienten.